インターネットFAXとは

コロナ禍において世界中から日本が、何かにつけて馬鹿にされていたFAXと印鑑。FAXを取りに行く為に事務所へ行った。印鑑を押す為に会社へ行った。こういった事を世界が報道するぐらい、日本は昔の文化を引きずりやすい。変化を起こせない、変化に抵抗する民族だと言える。既得権益が強いと言えるかもしれない。

コロナウィルスで緊急事態宣言が自粛が行われ、衛生観念についてもかなりマインドが変わってきている。リモートワーク(在宅勤務)も大企業中心だが、ようやく広がってきている。

そんな中、FAXが消滅する手前でFAXのクラウド化、オンライン化も急速に広がってきた。それをインターネットFAXで実現することが出来る。インターネットFAXとは何なのか?具体的に紹介していきたい。

インターネットFAXとは?

インターネットFAX

インターネットFAXとは、事業者が貸与する顧客向けFAX番号で、メールや管理画面からFAXを送受信できるサービスになります。これによりFAX機器や回線を持たずともFAXを送ったり、受信したりすることが全国・世界にいても可能になるサービスです。また、通常の回線を敷設したケースよりも比較的安価な事が多いのも特徴です。

バーチャルオフィス業界で言えば、下記のように3種類の形態があるので紹介していきます。

FAX機やファクシミリで手動インターネットFAX

これは、小さなバーチャルオフィス事業者でよく行われる仕組みで「なんちゃってインターネットFAX」とも言える。FAX受信時は、宛名を見て、その事業者にあるFAX機やファクシミリから出てきた紙をスキャンして顧客へ送るサービス。

これだと顧客的には、提供されたFAX番号に入ったFAXがPDFやTIFFファイルで手に入る為、インターネットFAXと同様のサービスになる。しかし、実態としては、事業者のオフィスで紙として出力され、それを手動でスキャンしデータ化しているので、情報漏洩や紛失、毀損しやすい事が欠点と言える。

また、FAXを送信する際には、おそらく事業者へメールで送る事になり、そこから事業者が印刷して、FAXを送信するといった形になる。この形態は古いが2000年代は、この方法が主流であった。

複合機の機能でインターネットFAX

バーチャルオフィス事業者が提供するインターネットFAXで、次に多いのが複合機を使ったインターネットFAXだ。

ゼロックスや京セラ、エプソン、キャノン、シャープなど色々あるが、複合機側でFAXを受信する。そして、紙で出力せずにPDFやTIFFファイルとして、ネットワーク上のPCからそのデータを取り出せる。つまり、紙で出力するかは後で選択し、データとして複合機が保管してくれる機能を使った形式だ。

パソコンで複合機のデータを引き出し、そのデータを顧客にメール送信するか、自社の管理画面でアップロードすれば顧客に通知が届く。これでインターネットFAXサービスが出来上がる。

FAX送信の場合は、逆になり顧客がデータでメールか管理画面からファイルを送信。それを事業者側が手動で複合機へデータを送り、FAX送信することでインターネットFAXサービスとなる。

サーバー型インターネットFAX

2020年の今では、サーバー型のインターネットFAXが主流になっている。但し、050番号でのみ合法で運用されており、03や052、06などの固定電話番号提供は、利用者がその場所で回線契約や端末を設置している必要がある為、実質的に法の範囲内でサービス提供できる事は稀である。

つまり、そのオフィス(サーバー設置場所に顧客オフィスが無ければならない)を使わずして、顧客が03や06、052などのFAX番号を使えるという事は、違法な状態である為、提供している事業者は、知らずにそれをやっているか知らないふりをしているかどちらかの状態となる。但し、顧客がレンタルオフィスやバーチャルオフィスを契約し、現場に回線を敷設し、機器を設置している場合は、その限りではない。

話を元に戻すとサーバー型のインターネットFAXによらず、顧客に対して固定電話番号を提供する行為は、上述の条件を満たし、総務省へ届けて認可を受ける必要がある為、インターネットFAXと言えばほぼ050番号であると考えて欲しい。

サーバー型インターネットFAXは、データセンターやAWSなどリアル・クラウド問わず環境を構築できる。そこへ回線を敷設し、番号卸から番号を貸与してもらう。FAXを送受信するソフトとサーバーで構築すれば、そこで特定のFAX番号にて送受信できるようになる。

こうなると完全にバーチャルオフィス事業者の手が介在する事なく、FAXが顧客から相手先へ、相手先から顧客へとそのまま流すことが実現できる。ある意味、人間が介在する部分が無い為、情報漏洩や紛失、破損、破棄がない部分に関しては非常に安心できると言える。

もう現代では、このサーバー型インターネットFAXを最後に、リアルのFAX回線や機器は、消滅していくと考えられる。

インターネットFAXの注意点

もしも、バーチャルオフィスを使う際に、インターネットFAXを少々使う予定がある場合、いくつか注意点がある。

FAX受信時の画質

これは、先ほど紹介したインターネットFAXの3形態で、特に注意が必要なのがサーバー型。各事業者によって、また送信元の送信方法によって画質が大きく変わるのだ。物凄く全体的に薄くなってしまったり、あるところから真っ白になってしまったり。文字が欠落してしまったりとまるで読めない場合もある。

送り手の送信環境すらインターネットFAXになっており、インターネット通信同士でパケット落ちだったり、色の濃淡がそのままではないので、このような現象が起こってしまう。問題無い場合もあるが、こういった事態が起こった時、バーチャルオフィス事業者側の責任か送り側の責任かは、正直分からない。

その為、インターネットFAXの受信画質については、あまりよくないケースがあると覚えておこう。

FAX送信時の画質

こちらも受信と同様の現象が起こる。手動タイプであれば問題無いが、サーバータイプだとそもそも送信の為に作成するPDFファイルやTIFFファイル。フォントの種類だったり、フォントの埋め込み、画像の埋め込み、スキャンデータだったりとFAX送信するデータ作成すら、環境がバラバラである為、指定の方法で送信する内容を作らないと送信出来なかったり、画質が悪い状態での送信となってしまうケースがあるので注意しよう。

間違いFAXの受信

もし、インターネットFAXを使う際に、受信による従量料金制になっている場合は、間違いFAXに関して理解しておこう。事業者側も番号を6か月程度寝かせてから新規で使えるようにする。その為、前使っていたユーザーがヘビーユーザーだったりすると、間違いFAXが多く受信されるケースがある。こうなると、自分には関係が無いのに料金を支払う事になる為、もしFAX番号を選ぶことが出来る事業者ならネットで事前に検索する事をおすすめする。

また、ネット上に掲載が無くても、間違いFAXは発生する事があるので、同じ番号から何度も入らなければ無視してしまうのが得策。気持ちと時間に余裕があれば、先方に伝えてあげても良いかもしれない。

 

インターネットFAXのまとめ

最近では、バーチャルオフィスでも標準のサービスとして、インターネットFAXを提供する事もあるが、基本的にはオプションとなっている。バーチャルオフィス事業者のオプションを使っても良いかもしれないが、大抵の事業者が他社サービスの再販だったりする為、非常に高い。インターネットFAXサービスを使うのであれば、バーチャルオフィスサービスのオプションではなく、インターネットFAXサービスブランドからチョイスしたほうが料金的に安いだろう。

また、FAX番号は、原則050番号が合法提供しやすい為、それ以外の局番でのインターネットFAXサービスは、違法である可能性が高いので注意しよう。さらにサービス停止となってしまう可能性もあるので、インターネットFAXは050番号を選択したほうが無難と言える。

 

 

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