コロナ禍におけるバーチャルオフィスのすすめ

ダウンサイジング

3月に入り一段とコロナに関する影響が、金融だけでなく経済にも影響を見せてきました。直接影響がある業種は、色濃く影響が出ており、間接的に影響を受ける業種は、今後影響範囲が拡大していくとみられています。

既にバーチャルオフィスを利用し、事業や経営、運用をされている皆様のオフィスに関する影響度は、最小限に抑えられている事と思われます。これ以上は、自宅の住所を登記住所にしたりするしかなく、ミニマムであると考えられます。

しかしながら、現状、サービスオフィスなどのレンタルオフィスやコワーキングスペース、賃貸事務所を借りている層において、今後のコロナの影響度が上がっていき、より長期化する事でオフィス部分の賃料が重荷になる可能性があります。

それこそ経営能力や内部留保、業種、人材などによるところでありますが、緊急時には固定費の削減さえ必要になってきます。緊急時の対応方法として、また規模縮小時のバーチャルオフィス活用手順をご紹介していきます。

契約中のオフィス

オフィス

現在何かしらの賃貸事務所、レンタルオフィス、コワーキングスペースを契約中かと思われます。まず重要なのは、固定費であるオフィスをどうするのか見ていきましょう。基本的には、一時的にバーチャルオフィスなど最低限のオフィス形態を選択し、環境がよくなるまで耐え忍ぶかこれをきっかけに、オフィスはバーチャルオフィスにしてしまうかだと考えられます。

値下げ交渉

まずは、なんと言っても値下げ交渉です。期限付きでも構いません。6か月や12カ月など利用料の減額交渉をしてみましょう。交渉するのはただです。しなければ可能性はゼロです。12か月の交渉から始め、順番に落としていき1か月でも取れるかどうか交渉してみましょう。

支払の延期

次は、キャッシュフローを一時的でも改善したい場合、支払いの繰り延べをお願いしてみましょう。3か月分を3か月後にまとめて支払うなどと言った交渉です。資金繰りに困っていなければ、繰り延べする意味がないのでここは飛ばしましょう。

解約の申請

おそらく賃貸事務所であれば3か月前通告が一般的ですが、中には6カ月の厳しい方もいらっしゃるかもしれません。解約の申請は、決めたら早いほうが良いですし、1か月分の賃料でもおしい場合は速やかにバーチャルオフィスへ切り替える必要も出てきます。解約申請の場合も交渉が可能です。ようは期間の部分で「コロナで資金繰りに窮しており、6カ月前通知をなんとか1か月(2か月でも)にしてもらえないか」と言う交渉をしてみましょう。貸主側によっては、申し出を受けてくれる可能性もありますので、減額交渉から順番に交渉をしていくか、どれか1つに絞って交渉するのがよいでしょう。

オフィスの物品

オフィス家具

悩ましいのがオフィスに関し広ければ広いほど、家具やオフィス文具などのものが多い事ですよね。それらに関してどうするのか?ご紹介していきます。

レンタル倉庫を活用

オフィス家具などが多い場合、賃料よりかは割安なレンタル倉庫、貸倉庫に押し込んでしまう手があります。一時退避が目的であれば、この貸し倉庫の賃料を掛け算して、新たに買った費用と保管費用を天秤にかけ判断が可能です。さらに処分費用も考慮して計算する事が出来ます。

書類保管サービスを活用

法定保管期間があるものなどのドキュメント。意外とかさばりますが、書類保管サービスは、現在では1箱月額70円で預ける事が出来るのでおススメです。これを機に処分年月別に書類を分類し、必要であれば取り出し、不必要であれば指定年月日に廃棄されるように管理する事も可能です。よって、書類などは、この際に全て整理し取捨選択してしまいましょう。

リサイクルサービスを活用

会社として精算が必要になるかもしれませんが、メルカリやヤフオク、一括買取サービスなどで不用品を処分するのも1つの手です。時間があれば、1品1品しっかりと出品・対応したほうが買取価格も向上しやすいのでおススメですが、梱包や対応などが数だけ発生し、必ず売れるとは限らないので、時間的余裕がある場合に限られそうです。ただでも良いので、持って行ってもらえれば処分料よりは安上がりです。

産業廃棄物として処分

一番早いのは、この方法です。全て捨ててしまうわけですが、お金がかかります。ボリュームに応じて数万~数十万。時間なく面倒くさい場合は、日時を指定し運搬もお任せで一括依頼をしてしまいましょう。

法定手続きと住所変更

法人か個人事業主で多少ことなりますが、一定の法定手続きが必要になります。法人であれば移転登記に伴う事項。個人であれば税務署などへの届け出が必要に。さらに住所変更に伴う銀行や各種届出の変更からWebサイト、名刺なども全て変更になります。

この部分を考えてしまうと「なんだ面倒くさいな。それにお金もかかるし」となってしまうかもしれません。ただ、数か月~1年程度で経営状態を確認し、バーチャルオフィスへダウンサイジングしたほうが得策なのであれば、早ければはやいほどキャッシュフローも改善します。仮に経済や市況が戻ってきた場合、またオフィスを借りても売り上げが伸びているでしょうから、バーチャルオフィスを解約し、また元に戻れば良いだけです。

電話番号の変更

電話番号

もし、電話番号がポータブルに持ち運び出来ない通信サービスを使っている場合、解約が必要になってきます。これを機に050番号を契約しましょう。もし、市内局番が付いた固定電話番号を持っているのであれば、長期的に考えIP電話が使える050番号がおススメです。現状、固定電話の優位性は、ゲン担ぎや体裁程度で電話番号が03番号だからと言ってビジネスが成功するわけではありませんので、050番号で十分です。050番号であれば、各社が転送電話サービスや電話代行を提供するのでこれを機に切り替えていきましょう。

もちろん、050のIP電話で実際の端末が使えるIP電話機が使える通信会社を選ぶべきです。転送電話や電話代行に加え、IP電話サービスも提供している通信会社が良いでしょう。

まとめ

コロナの影響で市民生活から経済、金融まで影響が出始めて1か月程度が過ぎました。今後、どのぐらい拡大していくか、どこまで各業種へ影響が出ていくか。悲観シナリオをよく検討し、それに対して準備していく必要があります。楽観シナリオであった場合、それはそれでよいのです。今は、少しでも多くのキャッシュを残し、来たる経済活性化の時まで生きつつ、次の一手を淡々と準備していくしかありません。ダウンサイジングをお考えであれば、やはりオフィス形態は、バーチャルオフィスがベストだと考えられます。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA